HET NIEUWE WERKEN & SILICONENBORSTEN

Rens, jongen, vrouwen met siliconenborsten, die moet je hebben. Dat zei mijn opa altijd. Let op, dat was geen vulgaire opmerking, daar zat een verfijnde theorie achter. Mijn opa wist namelijk dat mannen van vrouwen met grote borsten houden. En mijn Opa wist ook dat vrouwen met grote borsten dat heel goed weten. En dat maakt ze lui, aldus mijn opa. Ze denken dat ze er al zijn, met hun grote borsten. Ze hebben nooit de moeite genomen om vaardigheden aan te leren die het leven in de slaapkamer net wat aangenamer maken, als je begrijpt wat ik bedoel? Ik knikte dan. Ik was twaalf.
Pas moest ik weer aan mijn opa denken. Het was tijdens een presentatie van een consultancybureau dat sprak over Het Nieuwe Werken. Fantastische term, Het Nieuwe Werken, zeker voor consultancybureau’s. Je kunt er namelijk van alles onder scharen. Techniek, gebouwen, structuur, cultuur, mentaliteit, inspireren, organiseren en ga zo maar door. Kortom, heel wat onderwerpen om uurtje-factuurtje over te adviseren. En het mooiste is dat het resultaat moeilijk te meten is, en dat de eindverantwoordelijkheid bij de klant ligt. Als er problemen zijn, tsja, dan ligt het waarschijnlijk aan de klant.
Het doet me altijd denken aan die gebedsgenezers. Als je maar hard genoeg gelooft, dan word je beter. Word je niet beter? Jammer. Niet hard genoeg geloofd.
Vanuit mijn beroep kijk ik naar de IT-kant van Het Nieuwe Werken. Het gaat dan meestal om het principe dat ooit gelanceerd werd in de Martini reclame: Anytime, Anyplace, Anywhere. Een catchy slogan, die vooral de vraag opriep wat in godsnaam het verschil is tussen Anyplace en Anywhere, maar dat geheel terzijde. Het lijkt een goed idee, dat je altijd en overal je werk kunt doen. Maar het lijkt me ook gevaarlijk. Ik zet een paar risico’s die ik zie op een rijtje:
Risico 1, uw medewerkers denken dat ze het druk hebben, terwijl dat niet zo is. Ik geef een voorbeeld. Een medewerker begint om half negen en gaat om 3 uur naar huis. Immers, de kinderen moeten van school en naar de zwemles. Daarna moeten er boodschappen worden gedaan. Tijdens de zwemles belt de baas over een offerte, en tijdens het boodschappen doen, belt een klant over een levering die te laat is. Er wordt gekookt, gegeten, een verhaaltje voorgelezen, en de kinderen gaan in bed. Om acht uur gaat de laptop open, en wordt er gewerkt tot 10 uur. Een normale werkdag van 8 uur, maar er is een grote kans dat uw medewerker verzucht dat hij elke dag tot 10 uur moet werken. Misschien krijgt hij zelfs wel een onterechte burnout.
Risico 2, de productiviteit neemt af. Medewerkers werken allemaal op verschillende tijden dus het plannen van een afspraak wordt compleet onmogelijk. De videoconferencing oplossing die u voorgespiegeld is werkt niet, simpelweg omdat mensen niet meer op dezelfde momenten werken. Daarnaast werken uw medewerkers in allerlei omgevingen die de productiviteit niet direct bevorderen, bijvoorbeeld thuis. Simpele issues die hadden kunnen worden opgelost met een kort gesprek, monden uit in paginalange e-mails.
Risico 3, uw medewerkers worden minder effectief. Het feit dát je s’avonds ook kunt werken, prikkelt je natuurlijk niet om overdag je zaakjes op orde te krijgen. Het gevolg, we proppen de hele dag volg met overleggen, vergaderingen, besprekingen, nog meer overleggen en s’avonds beantwoorden we de mail en typen we onze stukjes. Of al die overleggen nou even effectief zijn, dat vragen we ons niet af, immers we kunnen toch s’avonds werken? En trouwens, met een ipad met een toetsenbordje, kun je je overdag ook mooi verschuilen en tijdens de vergadering wat mail wegwerken. Ideaal. Of niet?
Ik denk van niet. Als ik een bedrijf had, vergezocht, ik geef het toe, maar stel, dan zou ik twee simpele regels invoeren:
1. Alle systemen gaan minimaal 3 keer in de week na 18.00 uur uit. We noemen dat – want dat klinkt heel hip – een DDOS (Daily Denial of Service);
2. Tijdens de vergadering werken we graag paperless, maar alle tablets blijven plat liggen, zodat we kunnen zien of iedereen wel oplet.
Ik voorspel dat dan binnen no-time mijn medewerkers minder zouden gaan vergaderen en effectiever zouden gaan plannen om te zorgen dat ze hun werk af krijgen. Immers, s’avonds werken kunnen ze niet meer. Ze zullen kritischer worden. Is deze vergadering echt nodig? Moeten we dit echt doen? Kan dit niet handiger? Na een paar maanden zou ik de systemen s’avonds weer aanzetten. Kijk zo kweek je effectieve medewerkers. Denk ik.
Het principe is eenvoudig. Creëer een beperking, en leer uw medewerkers om die beperking te compenseren. Als ze dat onder de knie hebben, heft u de beperking weer op. U zult zien dat uw medewerkers de opgedane vaardigheden niet meer verleren. Mooi toch? U heeft een leger van effectieve medewerkers gekweekt, die ook nog eens altijd en overal werken. Zeg maar het zakelijke equivalent van vrouwen met kleine borsten die dat met siliconen oplossen. Die zijn ook niet van de één op de andere dag hun vaardigheden vergeten.
Precies waarom mijn opa ze aanraadde.

Advertenties

STOPPEN MET WERKEN & THE MAILMUMMY

Onlangs vroeg een collega om hulp. Ze kon een e-mail niet vinden. Ze had al haar archiefmapjes één voor één open geklikt, bijna al haar e-mails bekeken, maar zonder resultaat. Ik wees haar op de zoekfunctie in Outlook. Ik heb nog nooit iemand zo blij gezien. Althans, nog nooit buiten de slaapkamer. Met een voldaan gevoel liep ik terug naar mijn werkplek. Daar sloeg de twijfel toe. Had ik er wel goed aan gedaan? Was het niet beter geweest als mijn collega de zoekfunctie nooit ontdekt had. Nu kon ze sneller e-mail terug vinden en als gevolg ook veel sneller allerlei nieuwe mails naar god-mag-weten-wie sturen. Had ik misschien een monster gecreëerd?

Een mailmummy?

Misschien had ik wel in het klein gedaan, wat al die goedbedoelde cursussen over effectief e-mailgebruik in het groot doen. U kent ze wel, die cursussen waarin de e-mail-etiquette besproken wordt. Waarin ze uitleggen wanneer je moet mailen (niet te vaak) en hoe je moet mailen (niet te lang) en aan wie (niet iedereen cc-en). Maar waarin ze ook aandacht besteden aan sneltoetsen, het customizen van Outlook, snel bestanden bijvoegen en ga zo maar door. Ik heb altijd het gevoel dat mensen de etiquette weer snel vergeten, maar dat de handigheidjes blijven hangen. Het gevolg: een leger van mailmummies, monsters die langzaam elke mailbox in een organisatie volstoppen.

Er zijn mensen die geloven, of misschien hopen, dat e-mail langzaam zal verdwijnen. Ze wijzen vaak op Enterprise Social Media. Een systeem waarbij de verworvenheden van Facebook, Twitter, Yammer, Linked-in e.d. ingezet worden in de zakelijke wereld. Ze wijzen op de jongere generatie, die mailt al lang niet meer. Dat klopt, maar zakelijke mail neemt nog steeds toe en ik ben bang dat de mensen die zo effectief in staat zijn geweest om e-mail tot een bijna nutteloos product te maken, dat ook wel zal lukken met Enterprise Social Media.

Ik heb me jarenlang verzet tegen de terreur van mijn mailbox. Ik heb geprobeerd om alleen maar te mailen tussen vier en vijf uur (resultaat: ik vond om 4 uur e-mails die zeiden dat het adviesstuk waaraan ik de hele dag had gewerkt niet langer nodig was). Ik heb me consequent afgemeld voor alle nieuwsbrieven (resultaat: meer nieuwsbrieven). Ik heb collega’s persoonlijk aangesproken die mij om onduidelijke redenen cc-den (resultaat: een blanco blik op zijn best, meestal irritatie). Ik pakte zoveel mogelijk de telefoon (resultaat: meestal voicemail. Daarna een e-mail met de vraag of ik gebeld had). Ik heb geëxperimenteerd met Instant Messaging (resultaat: gemiste IM berichten kwamen in mijn mail, lang leve de Outlook Integratie). Kortom, wat ik ook deed, het aantal e-mails nam toe. Ik kwam minder en minder toe aan mijn werk. En dus besloot ik het roer radicaal om te gooien.

Een paar jaar geleden ben ik begonnen steeds iets minder te gaan werken en wat meer te gaan mailen. Als je maar lang genoeg ergens werkt, weet op een gegeven moment namelijk niemand meer precies wat je doet. Dat gegeven benut ik ten volle. Op dit  moment is de verhouding 20-80. Ik werk 20% van mijn tijd en de rest besteed ik aan het versturen en beantwoorden van e-mails. Zo gauw onder in beeld het bericht komt dat ik een nieuwe e-mail heb, kom ik in actie. Ik lees de e-mail, beantwoord hem meteen en geef nog wat extra suggesties. Immers omdat ik tijd genoeg heb, en omdat ik mijn mail goed lees, weet ik altijd precies wat er speelt. Collega’s vinden dat fantastisch. Ik hoor het regelmatig terug. Rens? Geweldige vent. Onmisbaar voor de afdeling. Geeft altijd meteen antwoord. Hoef je tenminste geen dagen te wachten op een reactie. Ik heb pas een paar 360 graden feedbacks gedaan (via de mail uiteraard) en ze waren zonder uitzonderingen lovend. De laatste jaren heb ik alleen maar positieve beoordelingen gehad met bijbehorende salarisverhogingen. En dat terwijl ik steeds minder doe. Fantastisch toch? Ik heb zelfs tijd om op mijn gemak eens door te vragen hoe het nu precies zit met die oom in Nigeria waar ik schijnbaar geld van heb geërfd.

Ik raad het iedereen aan. Stop met werken, begin met mailen. U en uw collega’s zullen versteld staan!